DocSys
DocSys
Описание
ДокСис Перфект е интегрирана, документна адаптивна система за оперативно управление на бизнес компания или държавна/общинска административна структура. Системата експлоатира както традиционните, така и най-модерните теории за мениджмънт и контрол чрез мониторинг и администация на документните потоци и масиви на клиентската организация.
Докато при ЕРП и МИС системите управлението се базира на цифри и количествено стойностни параметри, които в повечето случаи са постфактум на оперативните процеси, то при ДокСис Перфект фокусът е върху входящо-изходящи и текущи документни единици, чрез които се реализира оперативен контрол, предхождащ или съпровождащ производството на резултата независимо от неговия аспект. В този смисъл ДокСис Перфект може да се разглежда като контрапункт на ЕРП и МИС за административни структури и креативни компании (консултански, рекламни, дизайнерски, проектантски, строителни, инфраструктурни, научни, и др.), където очевидно управление базирано на текуща оперативна документация е значително по-ефективно, а в редица случаи и единствено възможно. От друга страна ДокСис Перфект е синергична система на ЕРП и МИС за производствени компании.
Теоретичните постаменти на ДокСис Перфект V 2.0 са в основата на всяка една система за управление на качеството. Качеството в държавните администрации се определя от вътрешни правила и регулации, в бизнес сектора се въвеждат системи по качеството от различен характер. И в двата случая контролът се базира на стройни схеми от документни бланки и контролни форми, организирани от предефинирани процедури. Същата методика се използва и от ДокСис Перфект, но разбира се в нейния дигитален еквивалент.
Съчетанието на ДокСис Перфект V 2.0 и Система за управление на качеството изгражда изключително ефективен управленско контролен механизъм.
ДокСис Перфект V 2.0 е с хетерогенна, клиент-сървър, сървис ориентирана архитектура (СОА). Всяка адаптация на системата представлява необходимия оптимален за клиентската организация набор от функции и подфункции на системните модули:
- Деловодство
- Документооборот
- Мониторинг на работните процеси и контрол по решенията
- Оперативна комуникация и контрол на задачите
- Електронен подпис
- Архив
- Личен състав
- Подбор на персонала
- Фактуриране
- Управление на познанието
- Маркетинг и управление на клиенти
- Контрол на качеството
Версията G 2.0 и М 2.0 на ДокСис Перфект са специализирани версии, предназначени за управление съответно на държавни и общински администрации и структури.
Към Конвенционалните модули на ДокСис Перфект V 2.0 има възможност за добавяне на специализирани приложения като:
- Лицензи, Разрешения, Категоризации, Регистрация
- Такси
- Инспекции
- Аварийни събития и инциденти
- Удостоверения за правоспособност
- Атестации
- Библиотека и Информационен център
- Международно сътрудничество
- Регистри
Системните модули на ДокСис Перфект V G 2.0 могат да моделират всички нормативни изисквания за законосъобразно функциониране на всяка държавна администрация. Те реализират оптимално информационно обслужване на всички управленски и оперативни нива и ефективно информационно осигуряване на гражданите.
Предимства на СОА архитектурата на ДокСис Перфект V 2.0
- Самостоятелно функциониране на модулите като автономни системи;
- Комбиниране на различните модули в решение ‘on demand’, отговарящо точно на нуждите и изискванията на клиента. От предварително изградените функционални модули могат да се комбинират и частични функционалности без да се налага внедряването на целия модул;
- Поетапно внедряване на функционалните модули или допълване на изграденото решение без прекъсване на работния процес на общата системата. Конкретното решение за всяка клиентска компания може да бъде изграждано или допълвано съобразно визията на мениджмънта и предложените времеви схеми като се гарантира робустна функционалност;
- Възможност за адаптивност и оперативна промяна – гъвкавост и еластичност;
- Еднократно въвеждане на информацията и използването й навсякъде, където е необходима;
ДокСис Перфект използва за платформа "middleware" софтуера на IBM - Lotus Domino and Notes, която при необходимост може да бъде "подсилена" или интегрирана със системи за управление на разпределени бази данни (DB2, Oracle, Informix) и с решения като IBM Enterprise Content Manager, Tivoli Storage Manager и др. Това позволява ефективно моделиране на работните процеси, използвайки едновременно нужните модули, например: деловодство – лицензии и разрешения – инспекции – деловодство.
ДокСис Перфект V 2.0 обединява информационните сечения и информационните потоци в единно информационно пространство и осигурява интегрирана среда за съхранение, управление и обмен, която позволява да се следи движението на информацията, структурирана в отделни типове документни единици и да се осъществява надежден контрол и оперативно управление.
Ползи за Клиента!
- Централизиран мониторинг на работните процеси и контрол на решенията;
- По-голяма продуктивност, по-добра комуникация, подобрена екипна ефективност и ускорен процес за взимане на решения;
- Ефективна многократна употреба на информацията, лесно споделян достъп до документите и бързо намиране на конкретен документ или информация;
- Унифициране и стандартизиране на деловодните, документнооборотните и архивните процеси в цялата организация – налагане на единни деловодни индекси, унифицирани процеси за регистрация, управление и съхранение на фирмената документация, входящо-изходящата кореспонденция, оперативни документи и т.н.
- Управление на познанието, проекти и фондове;
- Възможност за централизирано управление на географски дислоцирани подструктури и консолидиране на информацията на централно ниво;
- Моментална дистрибуция на съдържание и документи към географски дислоцирани структури и автоматична синхронизация при промени;
- Централизирана поддръжка, архивиране, администрация и възстановяване на данните при необходимост.